Stosowanie ładu korporacyjnego w 2018 r.

Na podstawie przyjętych regulacji wewnętrznych spółki Grupy Kapitałowej TAURON funkcjonują w oparciu o regulaminy organizacyjne i posiadają zdefiniowane struktury organizacyjne, w których odpowiedzialności za czynności w zakresie sporządzania sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych są przypisane do właściwych jednostek biznesowych. Jednostki te zobowiązane są do bieżącej kontroli wbudowanej w realizowane zadania oraz do kontroli funkcjonalnej. Na podstawie obowiązującego w Grupie Kapitałowej TAURON Modelu Biznesowego wdrożona została Dokumentacja Procesowa Megaprocesu 3.4 Rachunkowość, w ramach której rozpisane zostały m.in. procesy związane ze sprawozdawczością finansową Spółki i Grupy Kapitałowej TAURON. Dokumentacja procesu definiuje odpowiedzialności jednostek biznesowych w ramach procesów sprawozdawczych.

W Grupie Kapitałowej TAURON funkcjonuje Obszar Ryzyka zarządzany przez Dyrektora Wykonawczego ds. Ryzyka, którego rolą jest nadzór i kreowanie systemu zarządzania ryzykiem w Grupie Kapitałowej TAURON. Funkcje te w Spółce realizują Zespoły Zarządzania Ryzykiem Korporacyjnym, Regulacyjnym, Rynkowym i Kredytowym. Celem zarządzania ryzykiem jest zapewnienie w Grupie Kapitałowej TAURON zwiększenia przewidywalności osiągnięcia celów strategicznych, w tym stabilne kreowanie wyniku finansowego poprzez odpowiednio wczesną identyfikację zagrożeń pozwalającą na podejmowanie działań prewencyjnych. W Grupie Kapitałowej TAURON obowiązują standardy zarządzania ryzykiem określone w Strategii zarządzania ryzykiem korporacyjnym w Grupie TAURON i politykach zarządzania ryzykami specyficznymi. System ERM obejmuje wszystkie obszary działalności Grupy Kapitałowej TAURON oraz realizowane w Grupie Kapitałowej TAURON procesy biznesowe, w tym proces sporządzania sprawozdań finansowych. Ryzyka powiązane z tym procesem są zarządzane, monitorowane i raportowane w ramach systemu ERM. Standaryzacja ma na celu zapewnienie spójności w zakresie zarządzania poszczególnymi kategoriami ryzyka, definiując główne zasady, standardy i narzędzia architektury systemu. Nadzór nad systemem ERM w Grupie Kapitałowej TAURON sprawuje Komitet Ryzyka.

W Spółce funkcjonuje system audytu wewnętrznego. Celem Audytu Wewnętrznego jest planowanie i realizacja zadań audytowych, w tym wykonywanie zleconych kontroli doraźnych w Grupie Kapitałowej TAURON, a także działalność o charakterze doradczym i opiniotwórczym. Sposoby i zasady funkcjonowania Audytu Wewnętrznego określa Dokumentacja Procesowa Megaprocesu 1.5 Audyt wraz z dokumentem powiązanym Regulaminem audytu wewnętrznego w Grupie TAURON. Wprowadzenie Megaprocesu 1.5 Audyt było następstwem przyjęcia przez Zarząd TAURONA Modelu Biznesowego. Realizując funkcję audytu wewnętrznego, Spółka kieruje się Kodeksem Odpowiedzialnego Biznesu Grupy TAURON i Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego. W II półroczu 2018 r. podjęto inicjatywę budowy modelu oceny funkcjonującego Systemu Kontroli Wewnętrznej, którego wyniki prezentowane są Komitetowi Audytu Rady Nadzorczej Spółki. Z końcem 2018 r. podjęto również wewnętrzne działania reorganizacyjne funkcji audytu, zmierzające do wyodrębnienia w strukturach funkcjonowania „strumienia audytu” i „strumienia kontroli”. W ramach „strumienia kontroli” realizowane będą m.in. zadania mające na celu wykrywanie oszustw. Powołano także specjalistyczną komórkę specjalizującą się w kontroli obszaru IT, OT i systemów bezpieczeństwa.

W celu zapewnienia stosowania jednolitych zasad rachunkowości w oparciu o MSSF zatwierdzone przez UE, w Grupie Kapitałowej TAURON została opracowana i wdrożona Polityka Rachunkowości Grupy Kapitałowej TAURON Polska Energia S.A. (Polityka rachunkowości). Dokument ten jest odpowiednio aktualizowany w przypadku wystąpienia zmian w regulacjach. Zasady zawarte w Polityce rachunkowości mają zastosowanie do jednostkowych sprawozdań finansowych TAURON i skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej TAURON. Spółki Grupy Kapitałowej TAURON są zobowiązane do stosowania Polityki rachunkowości przy sporządzaniu pakietów sprawozdawczych, które są podstawą sporządzenia skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej TAURON.

Ponadto, w Grupie Kapitałowej TAURON została opracowana i wdrożona regulacja wewnątrzgrupowa kompleksowo regulująca zagadnienia związane z zasadami i terminami przygotowania pakietów sprawozdawczych dla celów skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Pakiety sprawozdawcze są weryfikowane przez Zespół Konsolidacji i Sprawozdawczości w jednostce dominującej oraz przez niezależnego biegłego rewidenta w trakcie przeprowadzania badania lub przeglądu skonsolidowanych sprawozdań finansowych Grupy Kapitałowej TAURON.

W Spółce wdrożone zostały procedury autoryzacji sprawozdań finansowych. Kwartalne, półroczne oraz roczne sprawozdania finansowe Spółki oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON przed publikacją są zatwierdzane przez Zarząd Spółki. Roczne sprawozdania finansowe TAURONA oraz skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON są dodatkowo przed publikacją przedstawiane do oceny Radzie Nadzorczej Spółki. Nadzór nad przygotowywaniem sprawozdań finansowych pełni Wiceprezes Zarządu ds. Finansów Spółki, natomiast za sporządzenie pakietów sprawozdawczych do skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej TAURON odpowiedzialność ponoszą Zarządy spółek objętych konsolidacją.

W strukturach Rady Nadzorczej Spółki funkcjonuje Komitet Audytu Rady Nadzorczej TAURON Polska Energia S.A., którego skład, kompetencje i opis działania przedstawiono tutaj.

Spółki Grupy Kapitałowej TAURON prowadzą księgi rachunkowe stanowiące podstawę przygotowania sprawozdań finansowych w komputerowych systemach finansowo-księgowych klasy ERP, dających możliwość systemowych kontroli prawidłowości obiegu dokumentów i ujęcia zdarzeń gospodarczych. Przygotowanie skonsolidowanego sprawozdania finansowego następuje przy wykorzystaniu narzędzia informatycznego dla celów konsolidacji sprawozdań finansowych, zapewniającego systemową kontrolę w zakresie spójności i terminowości przygotowania danych konsolidacyjnych.

W spółkach Grupy Kapitałowej TAURON funkcjonują rozwiązania informatyczne i organizacyjne zabezpieczające kontrolę dostępu do systemu finansowo-księgowego oraz zapewniające należytą ochronę i archiwizację ksiąg rachunkowych. Dostęp do systemów informatycznych ograniczony jest odpowiednimi uprawnieniami dla upoważnionych pracowników. Stosowane są mechanizmy kontrolne w procesie nadawania i zmiany uprawnień dostępowych do systemów finansowo-księgowych. Nadane uprawnienia podlegają również okresowej weryfikacji.

W związku z integracją funkcji rachunkowości i przeniesieniem obsługi finansowo-księgowej istotnych spółek Grupy Kapitałowej TAURON do CUW-R nastąpił proces stopniowego ujednolicania procesów finansowo-księgowych w Grupie Kapitałowej TAURON. Spółki dostosowały własne procedury do przebiegu procesów finansowo-księgowych, z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych segmentów.

Obowiązujący w Grupie Kapitałowej TAURON Model Biznesowy wyraźnie dzieli odpowiedzialność w zakresie procesów finansowo-księgowych pomiędzy Spółką (wskazaną jako Centrum Korporacyjne) oraz podmiotami zależnymi i CUW-R, wskazując, iż właścicielem procesów związanych z rachunkowością i sprawozdawczością Grupy Kapitałowej TAURON jest Centrum Korporacyjne. W zakresie zadań Centrum Korporacyjnego wskazano strategiczne funkcje związane z opracowaniem modelu funkcjonowania oraz standardów Grupy Kapitałowej TAURON w zakresie rachunkowości oraz nadzorowaniem realizacji standardów w obszarze rachunkowości w spółkach zależnych oraz CUW-R. Ponadto wskazano, iż Spółka jako Centrum Korporacyjne jest odpowiedzialna za sporządzenie sprawozdania finansowego Spółki oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego Grupy Kapitałowej TAURON. Wyraźny podział odpowiedzialności oraz istotny nacisk na pełnienie przez Centrum Korporacyjne funkcji nadzorczych w stosunku do CUW-R oraz podmiotów zależnych ma na celu m.in. usprawnienie procesu przygotowania sprawozdań finansowych.

Roczne sprawozdania finansowe Spółki podlegają przeglądowi przez biegłego rewidenta. W 2017 r. Spółka wybrała podmiot uprawniony do badania i przeglądu sprawozdań finansowych istotnych spółek Grupy Kapitałowej TAURON oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego. Umowa z podmiotem uprawnionym do badania sprawozdań finansowych została zawarta na przeprowadzenie badania sprawozdań finansowych za 2017 r., a następnie, po wejściu w życiu Ustawy z dnia 11 maja 2017 r. o biegłych rewidentach, firmach audytorskich oraz nadzorze publicznym, została dostosowana do nowych przepisów w formie zawarcia aneksu, obejmującego przeprowadzenie badania sprawozdań finansowych za 2018 r. oraz roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON podlegają badaniu przez niezależnego biegłego rewidenta. Półroczne sprawozdania finansowe Spółki oraz półroczne skonsolidowane sprawozdania finansowe Grupy Kapitałowej TAURON.

W przyjętej w dniu 16 października 2017 r. przez Komitet Audytu Polityce wyboru firmy audytorskiej do przeprowadzenia badania i przeglądu sprawozdania finansowego oraz skonsolidowanego sprawozdania finansowego TAURON Polska Energia S.A. ustanowiona została reguła w brzmieniu:

• maksymalny czas nieprzerwanego trwania zleceń badań przeprowadzanych przez tę samą firmę audytorską lub podmiot powiązany z tą firmą audytorską lub jakiegokolwiek członka sieci działającej w państwach UE, do której należą te firmy audytorskie, nie może przekraczać 5 lat,
• po upływie 5-letniego okresu trwania zlecenia firma audytorska ani żaden z członków jej sieci działający w ramach UE nie podejmują badania w Spółce w okresie 4 kolejnych lat,
• kluczowy biegły rewident nie może przeprowadzać badania w Spółce przez okres dłuższy niż 5 lat,
• kluczowy biegły rewident może ponownie przeprowadzać badanie w Spółce po upływie co najmniej 3 lat od zakończenia ostatniego badania.